اهداف و نتایج کلیدی (OKR یا OKRs) یک چارچوب تعیین هدف است که توسط افراد، سازمان‌ها و تیم‌های استارتاپی برای تعریف اهداف قابل اندازه‌گیری و ردیابی نتایج آنها استفاده می‌شود.
توسعه OKR عموماً به اندرو گروو نسبت داده می شود که رویکرد خود را به اینتل در زمان تصدی خود در آنجا معرفی کرد.
هر OKR، همان‌گونه که از نامش پیداست، از دو بخش تشکیل می‌شود. بخش اول Objective یا همان هدف و بخش دوم Key Results یا نتایج کلیدی.
در سیستم هدف‌گذاری OKR ما با استفاده از اهداف مشخص می‌کنیم که به چه چیزهایی قرار است برسیم و با مشخص کردن نتایج کلیدی نزدیک شدن به این اهداف را اندازه می‌گیریم.
پس اهداف در حقیقت “چه”ها و نتایج کلیدی “چگونه”ها هستند.
چگونه OKR بنویسیم؟
نوشتن یک OKR با یک عبارت Objective شروع می‌شود که عملی، محدود به زمان و جاه‌طلبانه است. برای مثال:
- قرار گرفتن در میان 20 اپلیکیشن برتر در کافه بازار قبل از پایان سال.
- رسیدن به جریان نقدی مثبت در سه ماه آینده
بعد از آن می‌بایست تعدادی Key Result تعیین شود که با استفاده از آن بتوان پیشرفت حرکت به سوی هدف را اندازه‌گیری کرد.
برای نوشتن نتایج کلیدی خوب باید توجه داشت که آنها واضح، قابل اندازه‌گیری و عملی نگه باشند.
هیچ قانون مشخصی برای اینکه یک هدف به چند نتیجه کلیدی نیاز دارد وجود ندارد ، اما 3 تا 5 یک قانون کلی خوب برای استفاده است.
در اینجا یک مثال از 3 نتیجه کلیدی برای آخرین هدف ذکر شده در بالا آورده شده است:
- افزایش میزان فروش به صد میلیون تومان تا پایان فصل
- رسیدن به 250 کاربر فعال تا پایان فصل
- رسیدن به 500+ دانلود در کافه بازار تا پایان فصل
مثال‌هایی از OKR
برای نمونه چند نتیجه کلیدی برای تیم فروش بنویسیم.
هدف: عملکرد فروش خود را در کل تیم بهبود ببخشیم.
نتیجه کلیدی: برای محصول A میزان فروش فصلی را به 12 هزار دلار برسانیم.
نتیجه کلیدی: نرخ قرارداد بستن (Sales Closing Ratio) را از 22% به 27% افزایش دهیم.
نتیجه کلیدی: تماس های برنامه ریزی شده برای هر نماینده فروش را از 3 تماس در هفته به 6 تماس در هفته افزایش دهید.
نتیجه کلیدی: میانگین اندازه معامله را از 10 هزار دلار به 12 هزار دلار افزایش دهید.
هدف: با آوردن هر چه بیشتر لیدهای واجد شرایط از تیم فروش حمایت کنیم.
نتیجه کلیدی: 3 مطالعه موردی جدید با هدف قرار دادن بخش های مشتریان جدید تولید کنیم.
نتیجه کلیدی: صفحه استاندارد فروش و مسیر گفتگو را بازبینی کنیم تا محصول/پیشنهادات به روز شده را منعکس کند.
نتیجه کلیدی: لیدهایی که از طریق اینترنت می‌آید را دوبرابر کنیم.
نتیجه کلیدی: میزبان 2 جلسه آموزشی فروش باشیم.
Objectives چیست؟
یک Objective یا هدف خوب باید چند ویژگی داشته باشد:
- یک هدف خوب در مرحله اول باید معنادار باشد؛ اولویت‌ها را به خوبی بیان کند و مسیر را به روشنی نشان دهد.
- هدف باید جسورانه باشد. باید تیم را به سمتی که دست نیافتنی به نظر می‌رسد سوق دهد.
- یک هدف خوب باید الهام‌بخش باشد. باید به تیم انگیزه و قدرت حرکت بدهد.
همچنین نتایج کلیدی مشخص می‌کنند که ما در مسیر هدف هستیم (on track) و یا خارج از مسیر هدف (off track) قرار داریم. دانستن این موضوع برای تیم خیلی مهم است. چرا که نشان می‌دهد چه کارهایی را باید در اولویت قرار دهیم.
تصویر بالا لیست سوالاتی است که برای نوشتن اهداف باید از خودمان بپرسیم.
Purpose and Profit در نوشتن OKRs چیست؟
نکته دیگری که در نوشتن اهداف مهم است، این است که از خودمان بپرسیم که مقصود (Purpose) از نوشتن هر Objective چیست؟ برای پاسخ دادن به این سوال می‌توان از سوالات زیر استفاده کرد:
و برای مشخص کردن مقصود یا چرایی هدف‌گذاری می‌توانید از الگوی زیر استفاده کنید:
We are here to __________. We are doing that because __________.
مسئله دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد، مسئله منفعت (Profit) است. سازمان ما چگونه بقا می‌یابد و چگونه رشد می‌کند؟ برای پاسخ به این سوالات می‌توانید از الگوی زیر استفاده کنید:
We sustain ourselves by _________ in order to _________.
بعد از نوشتن Objectiveها باید آنها را پالایش کنیم. به این منظور می‌توانیم سوالات زیر را از خودمان بپرسیم:
ویژگی‌های Key Results
همانطور که گفته شد، نتایج کلیدی شاخصه‌های اندازه‌گیری موفقیت هدف هستند که معمولا تعداد آنها سه تا پنج تاست.
ممکن است این شاخص‌ها در مواقعی مایل استون یا بنچ‌مارک نامیده شوند، اما ما اینجا آنها را نتایج کلیدی می‌نامیم. یک نتیجه کلیدی خوب:
- مشخص و زمان‌دار است.
- جاه‌طلبانه و در عین حال واقع‌گرایانه است.
- قابل اندازه‌گیری و بازبینی است.
نکته‌ای که در مورد KRها قابل تامل است این است که این نتایج کلیدی، چگونگی رسیدن به اهداف هستند.
یعنی در هنگام تنظیم آنها باید توجه داشته باشیم که آیا کامل کردن این KRها به معنی کامل کردن Objective ماست؟
اگر نتایج کلیدی را طوری تنظیم کنیم که با وجود رسیدن به آنها آنطور که باید و شاید به Objective نزدیک نشدیم و یا برعکس، قبل از رسیدن به آنها هدف را لمس کرده باشیم، به این معنی است که ما نتایج کلیدی خوبی را مشخص نکردیم.
3 نوع از نتایج کلیدی
نتایج کلیدی شما معمولاً در یکی از سه دسته قرار می‌گیرند: ورودی‌ها، خروجی‌ها و نتایج.
یکی از تکنیک‌هایی که ما مفید یافتیم این است که بتوانیم به نتایج کلیدی در هر یک از این راه‌ها فکر کنیم، سپس بهترین را برای نیازهای فعلی خود انتخاب کنیم.
این به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که نوع تغییری را که می‌خواهید مشاهده کنید (بهترین معیار در راه دستیابی به هدف‌تان) دقیقاً توصیف می‌کنید.
ورودی‌ها (Inputs)
ورودی‌ها چیزهایی هستند که می‌توانید کنترل کنید. تعداد فروشگاه‌هایی که باز می‌شوند، راه‌اندازی مجدد وب‌سایت شرکت، کاهش وزن قطعه‌ای که تولید می‌شود، این‌ها همه ورودی‌ها هستند.
مثال 1: برای خرید محصول ما، حداقل با 10 هزار مشتری مذاکره تلفنی شود.
مثال 2: سه کمپین بازاریابی را برای تمدید مشترکین سرویس آزمایش کنید.
برخی از رهبران بر ورودی‌ها تمرکز می کنند. آنها بر این باورند که اگر ورودی‌های درست دستکاری شوند، نتایج دلخواه به دنبال خواهد داشت.
خروجی‌ها (Outputs)
خروجی‌ها اثرات ورودی‌های شما هستند. افزایش درآمد فروش، رسیدن به معیارهای عملکرد یا جذب تعداد معینی از شرکت‌کنندگان در یک کنفرانس، این‌ها خروجی هستند.
مثال 1: برای انتخاب محصول ما، 5 هزار نفر حتما باید از محصول ما خریداری کرده باشند.
مثال 2: دستیابی به نرخ تمدید مشترک بالای 63٪.
KRهای خروجی این خطر را دارند که مانند یک لیست وظایف به نظر برسند. خروجی‌های موثر اقدامات را در داخل تعبیه می کنند. به دست آوردن 20000 رای متعهد مستلزم تعداد معینی از ورودی‌ها مانند داوطلبان مورد نیاز، تعداد درهایی است که باید زده شوند یا تعدادی تماس تلفنی برای برقراری ارتباط.
برخی از رهبران ترجیح می دهند نتایج کلیدی را به عنوان خروجی بیان کنند، زیرا آنها نشانگرهای واضحی را ایجاد می کنند. شما یا می بینید که خروجی به واقعیت تبدیل می شود، یا نمی بینید.
نتایج (Outcomes)
نتایج روش پیشرفته‌تری برای تفکر در مورد خروجی‌ها هستند. خروجی‌ها تمایل دارند خود نتیجه نهایی مورد نظر را توصیف کنند. پیامدها اغلب بر «قبل» و «پس از» به وضوح بیشتر از یک ورودی یا یک خروجی تأکید می‌کنند.
برای روشن شدن موضوع، اجازه دهید به دو هدف نمونه و نتایج کلیدی بالقوه نگاه کنیم که از دریچه ورودی، خروجی یا خروجی بودن مشاهده می‌شوند.
هدف: کاندیدای ما انتخاب شود.
نتیجه کلید ورودی: داوطلبان باید حداقل 10000 در را بزنند.
نتیجه کلید خروجی: 20000 نفر را جذب کنید تا به نامزد ما رای دهند.
نتیجه کلیدی نتیجه: نامزد ما نسبت به انتخابات قبلی در مناطق بیشتری پیروز می‌شود.
هدف: مشتریان برای خدمات ما ارزش قائل هستند.
نتیجه کلید ورودی: سه کمپین بازاریابی را با هدف تمدید اشتراک اجرا کنید.
نتیجه کلید خروجی: دستیابی به نرخ تمدید 67٪.
نتیجه کلیدی نتیجه: نرخ تمدید را 10 درصد افزایش دهید.
نتایج معمولاً پیچیده‌تر از یک خروجی هستند. یک نتیجه خوب به چالش اساسی که شما در حال حل آن هستید مستقیم‌تر از یک ورودی یا خروجی پاسخ می‌دهد.
به همین دلیل است که آنها می‌توانند بسیار قدرتمند باشند. ایجاد یک نتیجه عالی KR می‌تواند به زمان بیشتری برای تأمل نیاز داشته باشد، اما گفتگوهایی که آنها برانگیخته‌اند اغلب غنی‌ترین و آشکارترین هستند. فکر می‌کنیم که شانس موفقیت یک تیم را افزایش می‌دهد.
در این فایل می‌توانید مثال خوبی از یک هدف و نتیجه کلیدی مناسب را مشاهده کنید.
نکاتی در مورد OKR
نکات زیادی در مورد او کی آر ها وجود دارد که به تنظیم و پیش‌برد بهتر آنها کمک می‌کند. در ادامه ما به چند مورد از آنها اشاره می‌کنیم.
- OKRها می‌توانند در بازه‌های زمانی مختلفی تعریف شوند. معمول‌ترین انواع OKRها از نظر زمانی، فصلی و سالانه است. اما در برخی موارد دیده می‌شود که OKRها ماهانه و یا دو ماهه هستند.
جلسات OKR
جلسات OKR Weekly Check in جلساتی هستند که در آنها در مورد میزان پیشرفت اهداف و نتایج کلیدی صحبت می‌شود.
در این جلسات که باید حداقل هر دو هفته یک بار برگزار شود، مشخص می‌شود کدام نتایج کلیدی و یا اهداف به توجه بیشتری نیاز دارند، کدام یک در مسیر درست است و به کدام یک اصلا توجهی نمی‌شود.
جلسات هفتگی بررسی OKR، جلساتی 15-20 دقیقه‌ای هستند. در این جلسات معمولا اقداماتی بررسی می‌شود که در راستای تحقق OKRها انجام می‌شوند.
هدف اصلی این جلسات این است که بررسی شود که آیا OKRها در حال پیشرفت هستند یا نه.
نوع دیگری از جلسات جلسات OKR Review هستند. این جلسات که طولانی‌تر از جلسات هفتگی است معمولا در قالب زیر برگزار می‌شود.
اشتباهات رایج در نوشتن OKRها
1. تعداد زیادی OKR تنظیم می‌کنید.
سازمان‌های با عملکرد بالا بر آنچه ضروری است تمرکز می‌کنند و به همان اندازه در مورد چیزهایی که اهمیتی ندارند، شفاف هستند.
OKRها صاحبان و مدیران کسب‌و‌کار را تشویق می‌کنند تا انتخاب‌های سختی داشته باشند. OKR یک ابزار ارتباطی دقیق برای بخش‌ها، تیم‌ها و مشارکت‌کنندگان فردی است.
2. نتایج کلیدی شما تسک هستند.
یک نتیجه کلیدی کاری نیست که شما انجام دهید. این نتیجه ای است که به دلیل کاری است که شما انجام داده‌اید.
به عنوان مثال، یک OKR نمی‌تواند «بررسی مطالب آموزشی از منبع آنلاین » باشد – این یک کار است زیرا می‌توان آن را به طور موثر تکمیل کرد و به هیچ چیز نمی‌رسد – البته نباید یک چهارم کامل برای تکمیل آن طول بکشد. درعوض، یک OKR نشان می‌دهد که چگونه کار تیم به بررسی منابع آنلاین در یک هدف عددی پاسخ داده است.
3. شما OKRهای کوتاه مدت را تنظیم می‌کنید.
OKRها اهداف بلند‌مدتی هستند، به این معنی که برای هر مدل کسب‌و‌کاری ضروری نیستند.
به گفته تاد راملین، مدیر Cable Compare، «پیشرفت به سمت نتایج کلیدی باید هر هفته اندازه‌گیری شود تا ببینیم چه کاری انجام شده است. اگر از آخرین بررسی پیشرفتی نداشته باشد، مشکلی وجود دارد که باید برطرف شود.»
4. شما OKRها را در بررسی عملکرد حذف می‌کنید.
اگر می‌خواهید کارمندان هدف بالایی داشته باشند، نمی‌توانید آنها را به خاطر نرسیدن به اهداف ظالمانه تنبیه کنید. درعوض، کارمندان می‌توانند از بررسی‌های ماهانه یا فصلی خود برای ارزیابی اینکه چگونه کارشان به هدف رسیده است، استفاده کنند.
اگر به OKR خود نرسیده‌اید، تعیین اینکه چقدر نزدیک بوده‌اید و برای رسیدن به هدف سه‌ماهه آینده چه کارهای متفاوتی می‌توانستید انجام دهید، بسیار مهم است.
5. اهداف شما بسیار چالش برانگیز هستند یا به اندازه کافی چالش برانگیز نیستند.
ممکن است فکر کنید که اگر تیم شما 100٪ اهداف خود را کامل کند عالی است. با این حال، ممکن است اهدافی را تعیین کنید که بسیار آسان هستند.
اهداف باید بلندپروازانه اما همچنان واقع بینانه باشند. به عنوان استاندارد، باید انتظار داشته باشید که در یک سه ماهه معین به حدود 70 تا 80 درصد از یک هدف دست یابید.
اگر میزان موفقیت شما بیشتر یا کمتر از این باشد، ممکن است بخواهید OKRهای خود را دوباره ارزیابی کنید.
6. نتایج کلیدی‌های شما غیر‌قابل اندازه‌گیری هستند.
نتایج کلیدی باید عددی باشند، این چیزی است که هدف شما را قابل اندازه گیری می کند. بسیار مهم است که به یاد داشته باشید اهداف، اهداف بزرگ و جاه طلبانه شما هستند.
KPIها کارهای کوچکتر و روزانه و ابتکاراتی هستند که برای رسیدن به اهداف خود انجام می‌دهید و به شما کمک می‌کنند تا به OKRهای بزرگتر خود برسید.
7. از OKRهایتان به طور منظم پیگیری نمی‌کنید.
OKRها توسط داده‌ها هدایت می‌شوند. آنها با بررسی منظم، درجه بندی هدف، و ارزیابی مجدد مستمر برای اطمینان از کنترل کامل و پاسخگویی در پایان سه ماهه نظارت می‌شوند.
دن بیلی، رئیس ویکی‌لاون، می‌گوید:
همیشه باید کسی باشد که کشتی را هدایت کند، حتی اگر خدمه مسئول رساندن ایمن کشتی به بندر باشد. با OKRها، داشتن یک فرد توانا مسئول هدف فوق‌العاده مهم است. آنها باید دقیقا بدانند که چه چیزی مورد انتظار است و چگونه اندازه گیری می‌شود تا بتوانند بر روند نظارت داشته باشند و از پیشرفت اطمینان حاصل کنند.
8. برای کار گروهی همسو نمی‌شوید.
شفافیت OKR به همه افراد در اهداف تیم اجازه می‌دهد تا به اشتراک گذاشته شوند، از مدیرعامل گرفته تا افراد اهداف خود را به رشد شرکت مرتبط می‌کنند و وابستگی‌های متقابل را شناسایی می‌کنند تا به طور موثر با سایر تیم‌ها هماهنگ شوند.
با شرکت هر یک از مشارکت‌کنندگان به موفقیت سازمان، همسویی بین کسب‌و‌کار به کار معنا می‌بخشد.
9. اهداف و نتایج کلیدی کمتر، بهتر است.
این کمک می کند که به جای اینکه اهداف زیادی را به طور همزمان انجام دهید و به بهترین شکل ممکن به آنها نرسیدید، روی اولویت‌های اصلی تمرکز کنید و به بهترین نتیجه دست یابید.
برای یک هدف نباید بیش از پنج نتیجه حیاتی وجود داشته باشد. کمتر، بیشتر است. همچنین، بیش از پنج گل در یک چهارم ایجاد نکنید.
10. پیگیری مداوم
ردیابی OKR باید حداقل دو هفته یکبار انجام شود. با این حال، اجرای به‌روزرسانی‌های هفتگی راه بسیار بهتری برای ردیابی OKR است. این به تیم کمک می‌کند تا مطمئن شود که در یک راستا قرار دارند و در صورت لزوم، ابتکارات را تغییر می‌دهند.
